Key Performance Indıcator (KPI) Nedir?

Kalite yönetim sistemleri incelendiğinde tamamının organizasyonun rekabet edebilirliğini artırmak için sürekli iyileştirme prensibini benimsediği görülmektedir. Sürekli iyileştirme yapabilmek için de süreçlerin ve dolayısıyla tüm organizasyonun performans değerlendirilmesi yapılmasının ve performansın yönetilmesinin önemi ortaya çıkmaktadır.

Performans, belirlenen hedefe ulaşma seviyesini ölçmedir. Başka bir ifadeyle, belirlenen ile gerçekleşenin karşılaştırılmasıdır. Performans değerlendirmesi, değerlendiricilerin önceden belirlenmiş standartlara göre karşılaştırma ve ölçme gibi yöntemlerle, çalışanlarının, kaynaklarının, süreçlerinin iş performansını değerlendirme sürecidir. Yani, performans değerlendirme, belirli bir görev tanımı çerçevesinde yapılan işin hangi düzeyde gerçekleştirebildiğinin belirlenme çabasıdır.

Helvacı, M.A. ,2012, “Performans Yönetimi Sürecinde Performans Değerlendirmenin Önemi”, Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, Cilt:35, Sayı:1-2.

Aslında KPI sistemlerinin temeli de Kalitenin babası sayılan Edward Deming' in sözünden çıkıyor. "Ölçmeden yönetemezsiniz!"

Bir performans değerlendirme yöntemi olan KPI(Temel Performans Göstergesi), organizasyonların devam eden ve gelecek başarısında kritik ve hayati önem taşıyan performanslarına odaklanır. Bir KPI'yı basit bir ölçü veya metrikten farklı kılan şey, bir faaliyetin başarısının “anahtarı” olmasıdır. Bu kaçınılmaz olarak, “Anahtar” Performans Göstergelerinin önemli ve az olduğu sonucuna varmaktadır. KPI'lar tüm paydaşları etkileyen kritik süreçlerin başarısına odaklanır ve ölçer. Bu ölçümler paydaş memnuniyetini sağlamak için önemli bir adımdır. Ancak doğru KPI belirlemek gerekir. Doğru KPI belirlemek için bilgi, deneyim ve uzmanlık gerekir.

Karatop, B., Cihan, A., ve Söyük, M., 2017, "İş Analizi Tabanlı KPI Sisteminin Kurumsal Öğrenmeye Etkileri: İÜ AUZEF Uygulaması", Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 21(1), 19.

Teknik olarak bir KPI çok basittir. Bir sayısal değer içerir. Şu anki değerin ne olduğunu gösterir. Çoğu zaman bu tek başına çok anlamlı değildir. Anlamlı olması için bir de hedef içermesi gerekir. Bu değer, hedefe göre ne durumdadır sorusuna cevap arar. KPI’lar oluşturulurken daha etkili sonuçlar elde edilebilmek için aşağıdaki sorular sorulmalıdır.

• Ne ölçülecek?

• Kaç tür sayısal değer kullanılacak? (zaman, sayı, para, … vb)

• Ne sıklıkla ölçülecek?

• Bu ölçümlerin hazırlanmasından kim / kimler sorumlu olacak?

• Ölçüm değerlerini hazırlamanın detay düzeyi ne olacak?

• Bu ölçümler nasıl indirgenecek ? (Kaynaklar, dökümanlar, IT çözümleri vb)

• Sektörde kıyaslama yapılabilecek firmalar var mı?

• Bu değerler belirlenen stratejik hedeflerle uyumlu mu? 

Kurumsal performans ölçümünde önemli rol oynayan KPI’lar, kurumun hedef ve

stratejileri ile uyumlu olarak belirlenen ve sayısal bir takım hedeflere ulaşma derecesini

ölçen göstergelerdir. KPI sisteminin oluşturulma ve kullanılma aşamasında dikkat

edilecek hususlar aşağıda belirtilmiştir:

• KPI’lar organizasyona ait çıktı ve sonuçların kritik noktalarına odaklanmalıdır.

• KPI sistemi yalnızca yönetilebilir ve sınırlı sayıda göstergeden oluşmalıdır. Aksi takdirde takibi zor bir sistem haline dönüşebilmektedir.

• KPI’ların veri toplama evresi oldukça basit olacak şekilde tasarlanmalıdır.

• Performans ölçümünün etkili olabilmesi, organizasyonda yer alan kişiler tarafından anlaşılmalı, kabul edilmeli ve sahiplenilmesine bağlıdır.

• KPI sisteminin organizasyona ayak uydurabilmesi için zamanla değiştirilmesi ve geliştirilmesi gerekmektedir.

Chan, A.P.C., Chan, A.P.L., 2004, “Key Performance İndicators For Measuring Construction Success”. Benchmarking: An International Journal, Vol. 11 Iss: 2.

"Peki bir KPI hangi bilgileri içermelidir ?" sorusunun cevabını da ISO 22400 standartları bize veriyor.

• İsim: KPI ismi. (Örneğin; kullanılabilirlik, işçi etkinliği)

• Kimlik: Kullanıcı tanımlı bir KPI tanımlaması.

• Açıklama: KPI'nın bir açıklaması.

• Kapsam: KPI'nın ilgili olduğu öğenin tanımlanması. (Örneğin; bir iş birimi, iş merkezi, iş emri, ürün veya personel

• Formül: KPI’nın elementler olarak tanımlanan matematiksel formülü.

• Ölçü birimi: KPI'nın ifade edildiği temel birim veya boyut (Örneğin; %, €).

• Aralık: KPI'nın üst ve alt mantıksal sınırları.

• Eğilim: İyileştirme yönü hakkında bilgi. (Örneğin; daha yüksek-daha iyi veya daha düşük)

ISO 22400 standardına göre örnek bir KPI şablonu şu şekildedir.

"BS ISO 22400-1:2014 Automation systems and integration — Key performance indicators (KPIs) for manufacturing operations management", 2014, International Organization for Standardization.